Que mettre dans un livret d'accueil ? La checklist complète pour votre location

Il est 23 h, votre téléphone vibre : « Bonsoir, c'est quoi le code du wifi ? ». Puis le lendemain : « On se gare où ? », « Le lave-vaisselle ne démarre pas », « À quelle heure doit-on partir ? ». Si ces messages vous sont familiers, c'est que votre livret d'accueil n'existe pas encore… ou qu'il n'est pas assez complet.

Un bon livret d'accueil répond aux questions avant que vos voyageurs ne vous les posent. Voici, section par section, ce qu'il doit contenir, puis une checklist à reprendre pour votre propre logement.

1. Le mot de bienvenue

Quelques phrases chaleureuses suffisent : qui vous êtes, ce que vous aimez dans le logement ou dans la région, et l'envie que vos voyageurs passent un bon séjour. Ce n'est pas un détail : c'est la première impression, et elle donne le ton de tout le séjour.

Restez court. Le voyageur qui ouvre votre livret en arrivant cherche d'abord le wifi et les clés : gardez les longues présentations pour plus loin.

2. Les infos essentielles, tout en haut

C'est la partie la plus consultée, et celle qui vous évite le plus de messages. Elle doit se trouver en quelques secondes, idéalement sans faire défiler la page.

• Le wifi : nom du réseau et mot de passe, recopiés exactement (attention aux majuscules et aux caractères qui se ressemblent, comme « 0 » et « O »).
• L'arrivée : l'heure à partir de laquelle on peut entrer, et la marche à suivre pas à pas.
• Les codes : portail, porte d'entrée, boîte à clés.
• Le départ : l'heure limite.
• L'adresse exacte, avec un lien vers l'itinéraire (Google Maps ou Waze) : beaucoup de voyageurs arrivent en voiture et tapent l'adresse au dernier moment.

3. L'arrivée, expliquée comme à un ami

L'arrivée est le moment le plus stressant pour un voyageur : il est fatigué, il fait parfois nuit, et il ne connaît pas les lieux. Décrivez le chemin comme si vous le guidiez au téléphone :

• où se garer (et où ne surtout pas se garer) ;
• comment trouver l'entrée, surtout si elle est discrète ou dans une cour ;
• où est la boîte à clés et comment l'ouvrir ;
• quoi faire en cas d'arrivée tardive.

Une photo de l'entrée ou de la boîte à clés vaut mieux qu'un long paragraphe : c'est souvent elle qui évite l'appel « je ne trouve pas ».

4. Le logement et ses équipements

Inutile de tout décrire : concentrez-vous sur ce qui pose question. Les équipements qui génèrent le plus de messages sont souvent les mêmes :

• le chauffage, la climatisation ou le thermostat ;
• les plaques de cuisson, le four et le lave-vaisselle ;
• la machine à laver (et où étendre le linge) ;
• la télévision, la box internet et les télécommandes ;
• la piscine, le jacuzzi ou le barbecue, avec leurs règles d'utilisation ;
• le tri des déchets et le jour de passage des poubelles.

Pour chacun, un mode d'emploi court en deux ou trois étapes, et si possible une photo de l'appareil ou du bouton à utiliser.

5. Les règles de la maison

Les règles protègent votre logement et le voisinage, mais elles passent mieux quand elles sont formulées avec bienveillance. « Merci de respecter le calme après 22 h, nos voisins vous en remercient » sera mieux reçu que « BRUIT INTERDIT ».

Les règles les plus courantes :

• fumer ou non dans le logement ;
• animaux acceptés ou non ;
• fêtes et nombre maximum de personnes ;
• horaires de calme ;
• règles particulières (piscine, chaussures, accès à certaines pièces).

Gardez les mêmes règles que dans votre annonce : un voyageur ne doit pas découvrir une interdiction en arrivant.

6. Autour de vous : vos bonnes adresses

C'est la partie qui fait la différence et qui vaut souvent un commentaire positif. Vos voyageurs cherchent les adresses d'un habitant, pas celles qu'ils trouveraient seuls :

• la boulangerie et la supérette les plus proches, avec leurs horaires ;
• vos restaurants préférés, du plus simple au plus festif ;
• le marché, la plage, une balade ou un point de vue ;
• la pharmacie et le médecin de garde.

Choisissez des lieux que vous connaissez vraiment, et vérifiez de temps en temps qu'ils sont toujours ouverts. Mieux vaut cinq adresses fiables que vingt approximatives.

7. Le départ

Une petite checklist de départ évite les oublis et les mauvaises surprises au ménage :

• l'heure limite de départ ;
• ce qu'il faut faire avant de partir (lancer le lave-vaisselle, sortir les poubelles, fermer les volets…) ;
• où déposer les clés ;
• et un mot de remerciement, avec une invitation à laisser un commentaire.

8. Contacts et urgences

Indiquez comment vous joindre (téléphone, WhatsApp) et dans quels cas. Ajoutez les numéros d'urgence : 112 (numéro d'urgence européen), 15 (Samu), 17 (police) et 18 (pompiers). Beaucoup de voyageurs étrangers ne les connaissent pas.

Papier ou digital : quel format choisir ?

Le classeur posé sur la table a son charme, mais il a deux défauts : il est vite obsolète (un code change, un restaurant ferme) et vos voyageurs ne l'ont pas sous la main quand ils en ont le plus besoin, c'est-à-dire avant d'arriver.

Un livret d'accueil digital s'ouvre sur le téléphone, avec un simple lien envoyé avant l'arrivée ou un QR code posé à l'entrée. Le voyageur copie le wifi d'un geste, lance l'itinéraire vers la plage, vous appelle en un clic. Et quand une information change, vous la corrigez une seule fois, pour tous vos futurs voyageurs.

C'est exactement ce que fait Belavi : vous collez le texte de votre annonce, l'IA prépare le livret et range chaque information au bon endroit, et elle vous signale ce qui manque (un code ou un horaire absent de votre annonce est laissé à compléter). Vous pouvez voir des exemples de livrets pour vous faire une idée.

La checklist à reprendre

Avec ces dix points, vos voyageurs trouvent seuls l'essentiel, et vos soirées redeviennent calmes.